Descripció

Una factura és el document que conté la informació legal necessària per tal de documentar la venta o la provisió d’un servei per part de l’emissor (venedor) al receptor (comprador). La factura és, per tant, el justificant fiscal de l’entrega d’un producte o de la provisió d’un servei per part del venedor al comprador.

En els darrers anys i com a conseqüència de la implantació i extensió d’internet ha aparegut el sistema de facturació mitjançant la factura electrònica.

La factura electrònica és un document tributari generat per medis informàtics en format electrònic que documenta operacions empresarials o professionals i reemplaça al document físic tradicional en paper conservant el mateix valor legal, sempre que compleixi les condicions d’emissió, remissió i conservació exigits en el Reial Decret 1496/2003.

A part de factura electrònica també s’anomena factura digital o factura telemàtica.

La informació que apareix a la factura electrònica és la mateixa que en la factura en paper i consta de:

• Els detalls de l’expedidor i el destinatari.
• Detall dels productes i serveis subministrats.
• Els preus unitaris, preus totals, descomptes i impostos.

Cicle de la facturació electrònica

L’objectiu de la factura electrònica és fomentar que les empreses reemplacin la factura en paper per la versió electrònica del document. D’aquesta manera tot el cicle de facturació pot ser administrat de forma electrònica. Aquest cicle, tal i com es mostra en la figura següent, permet eliminar processos que es realitzaven en la facturació convencional i accelerar tot el procés ja que es realitza íntegrament per medis informàtics.

Per tant, la implantació del sistema de facturació electrònica permet a les empreses un elevat estalvi en concepte de l’administració de la facturació. Depenent del volum de les empreses, aquest estalvi pot fluctuar entre el 40% i el 80%. Els motius que fan possible aquest estalvi són:

• Reducció de l’ús de papereria.
• Processos administratius més ràpids i eficients.
• Facilitat en els processos d’auditoria.
• Agilitat en la localització de la informació.
• Eliminació dels espais per emmagatzemar documents històrics.
• Integració amb les aplicacions de gestió internes de l’empresa.

A més a més, la facturació electrònica ofereix a les empreses els avantatges següents:

• Obtenció de la informació en temps real.
• Menor probabilitat de falsificació.
• Control d’accions errònies.
• Major seguretat en el resguard dels documents.

Un dels punts claus en la facturació electrònica és poder garantir la seva autenticitat i integritat.

En aquest sentit és necessari garantir que la factura electrònica ha estat generada per una persona que té l’autorització per poder emetre factures en nom de l’entitat. Per tal de garantir la identitat d’aquesta persona física es requereix un Certificat Digital que permetrà firmar la factura electrònica generada.

El Certificat Digital és un arxiu electrònic que identifica a un usuari i és l’equivalent electrònic a un DNI. Per tant, permet firmar la factura electrònica generada amb la garantia que ha estat generada en nom de l’entitat emissora i que el seu contingut no ha estat alterat.

Un cop el comprador rep la factura ha de poder verificar la firma i identitat de l’emissor, així com la vigència del Certificat Digital utilitzat per la firma de la factura electrònica. Per tal de verificar la firma es requereix d’un software específic. Després de verificar l’autenticitat de la factura el receptor la gestionarà de forma informàtica, beneficiant-se també dels beneficis que suposa la gestió administrativa de factures electròniques en quan a eficiència i estalvi.

La Firma Electrònica i el Certificat Digital

Cal diferenciar molt bé entre una factura electrònica amb validesa legal i fiscal, i una factura enviada en format electrònic.

Aquesta darrera no deixa de ser un fitxer que conté una factura, però l’ enviament i emmagatzematge de l’original ha de ser en paper.

En conseqüència, en el cas de rebre un email sense firmar amb un fitxer adjunt que conté la factura, aquesta no pot ser considerada una factura electrònica amb validesa legal i fiscal ja que el fitxer ha d’estar firmat amb una Firma Electrònica.

La firma electrònica és una seqüència de caràcters (cadena de números, lletres i símbols) que s’obtenen com a resultat d’executar unes operacions matemàtiques sobre un conjunt de dades (un document electrònic per exemple). Aquesta seqüència resultant és única per a cada conjunt de dades i serveix per garantir que qualsevol document electrònic que la contingui no hagi estat alterat en el camí.

Per tal de poder firmar electrònicament un document es requereix d’un Certificat Digital emès per una Autoritat de Certificació. Aquest Certificat Digital identifica de manera inequívoca a les persones o empreses en entorns electrònics.

En el cas d’emissió de factures es requereix el Certificat Digital per a empreses o professionals denominat Certificat de Persona Jurídica. El procés per a la seva obtenció es divideix en tres passos:

• Sol·licitud via internet del Certificat Digital.
  Al final d’aquest procés, que es realitza a través de la pàgina web de CERES (CERtificación ESpañola) (http://www.cert.fnmt.es), s’obté un codi que s’ha de presentar a una Oficina de Registre per tal d’acreditar la identitat
• Acreditació de la identitat a una Oficina de Registre.
  Amb el codi obtingut en el pas 1, la persona que vol obtenir el Certificat Digital haurà de personar-se a una Oficina de Registre per acreditar la seva identitat. Per obtenir informació sobre les Oficines de Registre adreçar-se a http://www.aeat.es.
• Descàrrega del Certificat Digital.
  Un cop realitzat el registre presencial (pas 2) i amb el codi obtingut (pas 1) es podrà descarregar via internet el Certificat Digital corresponent.

Per més informació sobre com obtenir el Certificat Digital veure http://www.cert.fnmt.es/

Com emetre factures electròniques?

Per tal que l’emissor pugui emetre factures electròniques ha de disposar d’un Certificat Digital i d’una aplicació informàtica que permeti la firma dels documents.

A l’actualitat existeixen diversos programes que permeten la facturació electrònica, inclús aquest tipus de facturació es pot integrar en el sistema de l’empresa.

El format del fitxer que suporta el contingut legal de la factura no està restringit a cap en concret. Es poden generar factures electròniques en format XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre altres.

El que s’ha de tenir en compte a l’hora d’escollir el format de la factura emesa és que ha de ser compatible amb el software que utilitza el receptor ja que ha de permetre que el receptor pugui comprovar la validesa de la firma inclosa a la factura.

Les obligacions de l’emissor en el procés de la facturació electrònica són:

• Utilitzar un Certificat Digital aprovat per l’Agència Tributaria (AEAT Resolución 2/2003 de la AEAT) (+ info)
• Reflectir en la factura tota la informació legal necessària per tal que sigui vàlida.
• Vetllar perquè es conservin les factures electròniques emeses i les dades associades (Firma i Certificat) en el seu format original (Real Decreto 1496/2003) (+ info)
• Assegurar la llegibilitat en el format original (Real Decreto 1496/2003) (+ info)
• Garantir l'accés complet a les factures: visualització, cerca selectiva, còpia o descàrrega en línia i impressió (Real Decreto 1496/2003( (+ info)

Per més informació sobre la facturació electrònica: http://www.facturae.es